Les pièges à éviter dans un contrat de photocopieur
Contrats de location d’imprimantes et de photocopieurs : comment éviter les pièges ?
Sur le marché de la bureautique, il existe 3 acteurs majeurs : RICOH, SHARP et RISO et une multitude de constructeurs plus petits.
En France, 90% des entreprises louent leurs imprimantes et photocopieurs, bien que le prix de la location soit plus élelé que le prix de l’achat. Il y a une raison derrière cette décision que prennent les chefs d’entreprise.
Nouvelle tendance apparue il y a quelques années, la location de photocopieurs est la meilleure alternative trouvée par les entreprises pour répondre à leurs besoins.
Quels sont les avantages de la location de photocopieurs ?
Appareil qui, avant, ne servait qu’à faire des copies, est aujourd’hui essentiel dans la vie d’entreprise. Les appareils multifonctions : copieur, scanner, imprimante, et encore d’autres options sur les nouveaux modèles, accompagnent les entreprises tout au long de leur activité.
Louer ce type de matériel est bénéfique pour les entreprises car cela permet de :
- Maîtriser son budget ;
- Eviter les sorties de trésorerie ;
- Diminuer l’impôt sur les sociétés ;
- Être flexible pour changer de matériel ;
- Bénéficier d’une assistance rapide en cas de panne.
La location d’un photocopieur n’a pas de gros impact sur la trésorerie de l’entreprise car le coût total de la location est lissé sur la durée du contrat, permettant de mieux maîtriser son budget.
Quels sont les types de contrats de location ?
1 - Contrat sans option d’achat
Dans la majorité des cas, le copieur est en location financière, il n’y a donc pas d’option d’achat possible pour le locataire.
Généralement, les entreprises optent pour ce type de contrat en fonction de l’un des besoins présentés ci-dessous :
- Pour un besoin ponctuel : tâches spécifiques, séminaires, salons, chantiers, etc.
- Pour une longue durée (LLD) : lorsque l’entreprise souhaite s’équiper sur plusieurs années, ce contrat inclut :
- un loyer ;
- une durée de financement ;
- une périodicité du loyer : mensuelle, trimestrielle.
2 - Contrat avec option d’achat
Cette option permet à l’entreprise de racheter le matériel une fois que le contrat est arrivé à échéance.
Ce type de contrat est rarement privilégié car les entreprises doivent racheter le matériel déjà utilisé, au risque de devenir obsolète rapidement.
Toutefois, il est recommandé de faire preuve de vigilance avant la signature de tout contrat de location.
Piège N°1 – Ne pas vérifier la durée du contrat
Nombreux sont les prestataires qui font des contrats sur la base de 63 mois, soit 5 ans et un trimestre, en annonçant une durée de 5 ans. Il est essentiel en tant que chef d’entreprise de vérifier le nombre de trimestres inscrits sur le contrat avant signature.
Un contrat de location longue durée est généralement signé pour une durée qui évolue de 30 à 60 mois.
Le but d’un prestataire est de conclure un contrat de location dit « évolutif » sur 30, 48 ou 60 mois et de revenir voir le client 1 ou 2 ans avant l’échéance de celui-ci pour lui renouveler son matériel avec comme argument principal : l’accès à du matériel plus performant. Cette option est séduisante pour le client et très lucrative pour le fournisseur car plus la durée du contrat est longue, plus le coût du remboursement sera élevé.
Exemple :
Vous signez un contrat de location pour une durée de 60 mois avec un loyer à 113 euros, ce qui revient à un coût total de 5 000 euros.
Trois ans plus tard, votre fournisseur revient vers vous pour vous proposer de renouveler votre matériel actuel avec des équipements plus récents. Vous signez à nouveau avec votre prestataire pour un nouveau montant à 5 000 euros répartis sur 60 mois. Cela entraîne un financement du nouveau matériel + un financement du solde restant dû sur le précédent contrat, soit un montant total à financer d’environ 7 712 euros. In fine, vous devrez donc payer une partie du premier matériel + une partie du nouveau contrat signé, ce qui revient à payer sur 120 mois, soit 10 ans.
Il est conseillé de façon générale de ne pas dépasser les 4 ans lors de la signature d’un contrat.
Piège N°2 – Ne pas vérifier le préavis de résiliation et la durée de reconduction
La durée de préavis pour une résiliation doit être mentionnée sur un contrat de location d’imprimantes et de photocopieurs. Généralement, cette durée ne doit pas dépasser 6 mois, mais sans résiliation, le contrat est reconduit tacitement pour une durée d’1 an. Dans certains cas, le contrat est reconduit pour la durée initiale. Il est néanmoins essentiel de vérifier cette clause car la reconduction ne doit jamais dépasser 1 an.
Une résiliation anticipée est possible, il faut tout de même y prêter attention car elle entraînera un surcoût pouvant atteindre jusqu’à 10 % du prix total.
Piège N°3 – Choisir un contrat trop rigide
Un contrat doit pouvoir rester souple en cas de changements et/ou de modifications à apporter au cours de la période.
Il est important de vous poser les questions suivantes :
- Ai-je la possibilité de changer de matériel ?
- Comment se passe l’installation du matériel ?
- Que me propose le prestataire lorsque le matériel n’est plus adéquat ?
- Pour toutes modifications, quel sera le prix à la fin ?
Toutes ces questions doivent être listées et ce qui en découle doit être inclus dans le contrat. La possibilité de changer de matériel doit y figurer, également les conditions de remplacement et de résiliation doivent être inscrites dans l’acte d’engagement. Chaque facteur à prendre en considération doit être inclus dans les clauses (installation, prise en main, paramétrages, enlèvement, etc.), de même le coût total de ces modifications doit être renseigné pour assurer la souplesse du contrat.
Piège N°4 – Ne pas vérifier le contrat de maintenance
Le contrat de maintenance, en fonction des options et formules, n’est pas toujours assorti au contrat de location des photocopieurs. Il est important de toujours vérifier dans votre contrat que des clauses de maintenance sont inscrites pour éviter tout frais cachés en cas d’intervention.
Attention à bien vérifier la durée du contrat de maintenance ; elle doit être équivalente à celle du contrat de location pour éviter de se retrouver sans couverture.
La maintenance, qu’elle soit préventive ou curative, fait l’objet d’un contrat qui inclut généralement la main d’œuvre, les déplacements, les pièces détachées et les consommables (hors papier et agrafes), un service après-vente.
Comment se calcule le coût d’un contrat de location de photocopieurs ?
Afin de calculer le montant global des mensualités, plusieurs facteurs sont à prendre en compte :
- Type d’appareil ;
- Marque du matériel ;
- Durée de location ;
- Maintenance ;
- Coûts des consommables.
Le contrat est défini sur un des trois modes de facturation suivants, selon le besoin :
- Contrat coût à la page : calculé en fonction du coût / page ;
- Contrat à l’utilisation : détail des coûts réels des consommables sur une période donnée ;
- Contrat à forfait mensuel : paiement d’une redevance couvrant toutes les charges relatives à l’objet du contrat. Possibilité de le réajuster en fonction de la consommation.
Le contrat 'coût à la page' est le plus répandu car il consiste à calculer le coût des impressions en fonction du type de page : noir ou couleur. Cette méthode permet de fixer un prix sur ce qui est consommé et d’avoir de la visibilité sur le coût des impressions.
Le coût de la page varie entre 0.006 € et 0.15 € selon la couleur du tirage. Cette variation s’explique par le type de matériel choisi : plus une imprimante est petite, plus le coût de la page sera élevé.
Également, le coût à l’année du volume de copies peut être mal estimé, cela peut engendrer des coûts supplémentaires. Afin d’éviter ce genre d’imprévu, il est essentiel de lire les annexes qui se trouvent dans ce type de contrat.